Mit der fortschreitenden Digitalisierung in der Immobilienbranche wird immer wieder die Verbindlichkeit von digitalen Dokumenten hinterfragt. Hauptsächlich geht es hierbei um die Gültigkeit einer digitalen bzw. elektronischen Unterschrift, welche bei vielen Prozessen darüber entscheidet, in wie fern diese digitalisiert werden können.

Formfreiheit und Erfordernis der Schriftlichkeit

Grundsätzlich gilt im Schweizer Recht für Erklärungen und Verträge Formfreiheit und sie können somit auch auf elektronischem Weg (bspw. per E-Mail) rechtsgültig geschlossen werden. Für einzelne Verträge oder für die Ausübung gewisser Gestaltungsrechte kann es allerdings auch eine bestimmte Formerfordernis geben. So gilt für den Mietvertrag beispielsweise grundsätzlich Formfreiheit, allerdings wird für die Mietzinserhöhung durch den Vermieter die Schriftform verlangt. Um die Schriftform zu erfüllen ist jeweils eine eigenhändige Unterschrift erforderlich.

Spannend wird es nun, wenn der Schriftform unterliegende Verträge, Kündigungen, etc. per E-Mail versendet werden. Wenn beispielsweise eine Kündigung als E-Mail geschrieben und versendet wird, erfüllt sie nach überwiegender Auffassung nicht die Formerfordernis. Wird hingegen die Kündigung eigenhändig unterschrieben, eingescannt und als PDF angehängt, argumentiert Vischer in ihrem Blog, dass dies der Schriftformerfordernis in der Regel genügt.

Die qualifizierte elektronische Unterschrift

Um nun ein Dokument aber mit einer elektronischen Unterschrift rechtsgültig zu unterzeichnen, muss diese zertifiziert sein und gilt somit als qualifizierte, elektronische Unterschrift. Gemäss OR Art. 14 Abs. 2bis ist die qualifizierte elektronische Unterschrift der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Derzeit können lediglich die Swisscom, QuoVadis Trustlink Schweiz, Swiss Sign (arbeitet im Rahmen der Suisse ID mit der Post zusammen) und das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation elektronische Unterschriften für die Schweiz zertifizieren.

Bereits heute ist allerdings viel Bewegung in dieser Thematik, und dass die elektronische Unterschrift an Bedeutung gewinnen wird ist ohnehin offensichtlich. So arbeiten bspw. UBS, CS und die Swisscom an einer gemeinsamen Lösung für den elektronischen Identitätsnachweis. Auch die Post und SBB arbeiten auf Basis des Swiss Pass an einer solchen Lösung. Weiter fürht die UBS auch in Kürze ihre digitale Signatur ein, damit ihre Kunden Bankverträge künftig rein digital abschliessen können.

Spezialfall der Wohnungsabnahme

In der Immobilienverwaltung hat sich bisher ein Prozessschritt als besonders attraktiv für die digitale Unterschrift erwiesen. Da bei der Wohnungsabnahme oftmals das zu unterzeichnende Dokument unmittelbar vor der Signatur fertiggestellt wird, müssen sowohl Dokumentation als auch Signatur in derselben Form stattfinden. Somit erscheint hier auf den ersten Blick die Verbindlichkeit der digitalen Unterschrift als Ausschlusskriterium, ob es überhaupt Sinn macht, den Prozess zu digitalisieren.

Bei genauerem Hinsehen sollte aber ein wesentlicher Aspekt beachtet werden, welcher den Entscheid zur Digitalisierung beeinflusst. Der Mieter muss das Protokoll nicht unmittelbar nach der Abnahme vor Ort unterzeichnen. Der Mieterverband bspw. warnt Mieter ausdrücklich davor, ein Protokoll zu unterzeichnen, mit welchem sie nicht einverstanden sind. Somit kann dem Mieter auch bedenkenlos ein PDF per E-Mail zugestellt werden, welches er anschliessend eigenhändig unterzeichnet retourniert. Schliesslich ist es für den Vermieter irrelevant, ob das Protokoll am selben Tag oder etwas später unterzeichnet wird. Massgebend ist, dass das Protokoll mit den erfassten Mängeln und ein Begleitschreiben mit den ausgewiesenen Positionen, für welche der Mieter aufkommen muss, unverzüglich dem Mieter zugestellt wird.

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