Abrechnung von Nebenkosten

Die Nebenkostenabrechnung sorgt immer wieder für Frustration und im schlimmsten Fall Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Mieter mögen sich über verspätete und aus ihrer Sicht intransparente Abrechnungen ärgern. Vermieter sehen sich zu Jahresende mit einem Ordner voller Belege und der unübersichtlichen Aufgabe, die angefallenen Nebenkosten fair auf alle Mieter umzulegen, konfrontiert. Kein Wunder also, dass die Nebenkostenabrechnung gerne bis zur letzten Minute hinausgeschoben wird.

Doch wer einige Tipps beherzigt, kann eine professionelle & konfliktfreie Beziehung zum Mieter sicherstellen, ohne Einbussen bei der Rendite hinzunehmen.

Was darf abgerechnet werden?

1. Gebrauchskosten …

Als Nebenkosten dürfen nur Kosten, welche mit dem Gebrauch eines Mietobjekts zusammenhängen, ausgeschieden werden. Diese umfassen zum Beispiel Kosten für Heizung und Warmwasser, Strom, Hauswart, Schneeräumung, Gartenpflege, Kerichtgebühren, und TV Gebühren.
All jene Kosten, welche unabhängig von der Nutzung des Objekts anfallen, sind zwar nicht über die Nebenkosten abrechenbar, dürfen aber auf anderem Wege direkt oder indirekt auf die Mieterschaft umgelegt werden.

  • Laufende Kosten – vor allem „werterhaltende Maßnahmen“ und die Hypothek, aber auch Gebäudeversicherung und Grundabgaben – können mit den Mietzinseinnahmen verrechnet und so von der Steuer abgesetzt werden. Nach der „direkten Methode“ wird der Mietzins so festgelegt, dass die Rendite um 1% über dem Hypothekarzins liegt. Kommt die direkte Methode also zum Einsatz – in der Regel beim Erstbezug von Neubauten oder umfassend sanierten Wohnungen – lassen sich laufende Kosten direkt auf den Mietzins umlegen.
  • Wertsteigernde Investitionen können ebenfalls auf den Mietzins umgelegt und über Ihre Lebensdauer amortisiert werden. Häufig lassen sich jedoch werterhaltende und wertsteigernde Investitionen nicht klar trennen. Wird zum Beispiel ein alter Herd durch einen Induktionsherd oder Laminat durch Parkett ersetzt, so muss die Investition in einen wertsteigernden und einen werterhaltenden Anteil zerlegt werden.
    Eine detaillierte Liste mit zahlreichen Beispielen finden Sie unter Anderem hier!

2. … die im Mietvertrag erwähnt werden:

Grundsätzlich dürfen nur die Kosten verrechnet werden, die auch im Mietvertrag als Nebenkosten ausgeschieden werden. Bei Kosten, die nicht im Vertrag ausgeschieden werden, wird angenommen, dass diese bereits im Mietzins inbegriffen und somit mit der Mietzahlung beglichen werden. Dieses Vorgehen wird oft bei Einstellplätzen für Fahrzeuge angewendet, wo ein fixer Mietzins anfällt, aber keine zusätzlichen Nebenkosten abgerechnet werden.
Es lohnt sich also, den Mietvertrag vor Vertragsunterzeichnung auf Vollständigkeit zu untersuchen. Vielleicht haben Sie ja, seit Sie ihre Vorlage das letzte Mal verwendet haben, einen Lift eingebaut. Die Betriebskosten für den Lift dürfen Sie jetzt Ihren Mietern in Rechnung stellen; aber nur, wenn Sie vorher den Mietvertrag anpassen.
Bei laufenden Mietverhältnissen können Nebenkosten nur per Vertragsänderung nachträglich ausgeschieden werden. Hierzu muss das jeweilige kantonale «Formular zur Mitteilung von Mietzinserhöhungen und einseitigen Vertragsänderungen» verwendet werden.

Wie werden die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt?

3. Akonto oder Pauschal?

Im Mietvertrag ist geregelt welche Nebenkostenarten pauschal bzw. akonto abgerechnet werden.

  • Akonto: Der Mieter bezahlt jeden Monat einen Betrag im Voraus, und der Vermieter erstellt jährlich eine detaillierte Abrechnung. Die Differenz zwischen Akontobetrag und Rechnungsbetrag wird anschliessend durch den Mieter oder Vermieter ausgeglichen.
  • Pauschal: Ein im Voraus festgelegter Betrag wird durch den Mieter bezahlt, dieser erhält jedoch keine Jahresabrechnung. Der Pauschalbetrag darf aber nicht höher sein als das Mittel der effektiven Kosten über die letzten 3 Jahre.

4. Welche Schlüssel können angewendet werden?

Bei der Verteilung der Nebenkosten gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten, sowie Mischformen dieser beiden.
Wann immer für ein Objekt Zähler installiert sind und der objektspezifische Verbrauch gemessen werden kann, muss natürlich auch nach tatsächlichem individuellem Verbrauch abgerechnet werden.
Andernfalls müssen objektiv begründbare Verteilschlüssel angewandt werden.

  • Heiz- und Warmwasserkosten müssen sich nach der Größe der Wohnung – d.h. Kubik- oder Quadratmeterzahl – richten. Nicht zu empfehlen – obgleich oftmals praktiziert – ist die Abrechnung nach Zimmeranzahl. Schließlich ist eine 4-Zimmer Wohnung selten genau 1/3 grösser als die 3-Zimmer Wohnung in der gleichen Liegenschaft.
  • Bei nicht verbrauchsabhängige Kosten hingegen obliegt es dem Vermieter einen plausibel begründbaren Schlüssel festzulegen. Hier dürfen Sie also z.B. auch pro Wohnung, pro Bewohner, pro Zimmerzahl abrechnen solange Sie eine sachliche Begründung liefern können. Zu den verbrauchsunabhängigen Kosten zählen unter anderem die Kosten für Hauswartung, Allgemeinstrom oder Gartenpflege.li>

5. Leerstehende Wohnungen:

Alle verbrauchsunabhängigen Nebenkosten werden nach festgelegtem Schlüssel auf bewohnte und leerstehende Wohnungen umgelegt. Die Nebenkosten der leerstehenden Wohnung tragen somit Sie als Vermieter.
Die verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkosten werden, wenn möglich, gemäß Zählerstand abgerechnet. Falls die leerstehende Wohnung über keinen separaten Zähler verfügt, muss der Vermieter für leerstehende Räume nur einen reduzierten Anteil der Nebenkosten übernehmen, sofern er nachweisbar nur soweit heizt, wie zur Vermeidung von Frostschäden notwendig ist. Dieser reduzierte Anteil beträgt 1/3 für Zwei- bis Dreifamilienhäuser, 1/2 für Vier- bis Achtfamilienhäuser, sowie 2/3 für grosse Gebäude.

6. Welche Besonderheiten sind bei Heizkosten zu beachten?

Neben der Verwendung von Kubik- oder Quadratmeter bei der Aufschlüsselung der Heizkosten gibt es auch noch einige andere Grundsätze zu beachten, damit die Nebenkostenabrechnung nicht zum Streitfall wird.

  • First in, first out: Der Preis für Heizöl ändert sich fortwährend. So kann es vorkommen, dass das Heizöl im Tank zu unterschiedlichen Preisen eingekauft wurde. Obgleich sich das Heizöl physikalisch betrachtet wohl vermischen dürfte, wird buchhalterisch das zuerst eingekaufte Heizöl auch zuerst verbraucht bzw. über die Nebenkosten verrechnet.
  • Zwangskonsum: Bei der Abrechnung mit Verbrauchszählern kann vom Gesamtverbrauch ein sogenannter „Zwangskonsum“ auf alle Mietparteien umgelegt werden. Dieser Zwangskonsum wird in der Regel nach Kubik- oder Quadratmetern verteilt. So wird sichergestellt, dass Heizkosten für gemeinsame Räume, Flure, etc. und ähnliche Kosten ebenfalls verteilt werden. Das Bundesamt für Energie sieht für diesen Zwangskonsum ca. 30-50% der Heizkosten vor. Wenn die Verbrauchszähler automatisch von einem darauf spezialisierten Dienstleister ausgelesen werden, nimmt dieser diese Gewichtung automatisch vor. Werden die Zähler selbst abgelesen, so kann diese Gewichtung bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung vorgenommen werden. Details finden Sie hier oder hier.
  • Mieterwechsel unter dem Jahr: Die allerwenigsten Mieterwechsel finden zum Jahresende statt. Daher werden die Heizkosten anhand monatlicher Erfahrungswerte zwischen altem und neuem Mieter verteilt. Oftmals wird dabei die unten abgebildete Tabelle verwendet, welche Gesamtschweizerische Gültigkeit hat. Allerdings gibt es je nach Kanton und Höhenlage der Liegenschaft auch spezifischere Tabellen, welche die jeweilige Situation genauer abbilden können. Details hier!

Fairwalter.ch bildet alle Kernprozesse der Immobilienverwaltung intuitiv, ohne Medienbrüche und End-to-end ab. Stammdatenverwaltung & Buchhaltung bilden den Kern. So kann die Nebenkostenabrechnung per Knopfdruck erstellt und gemäss der oben genannten Gesichtspunkte konfiguriert werden.

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